Leidraad voor het organiseren van ruiter- en mentochten bij Recrea-men vzw

Onze vereniging, die bestaat uit meerdere vrijwilligers, heeft als doel recreatieve activiteiten in te richten voor menners en ruiters. Iedere inrichter is vrij eigen ideeën in te brengen en handelt zelfstandig. Toch zijn er een aantal punten waaraan de tocht dient te voldoen om te kunnen doorgaan als Recrea-men-tocht.

Recrea-Men geeft als vzw aan één van haar leden, die tevens vertegenwoordiger is van een plaatselijke werkgroep, de opdracht om een activiteit te organiseren. Zodoende werkt de inrichter als vrijwilliger voor onze vzw. Volgens de vrijwilligerswet is hij dan niet hoofdelijk aansprakelijk bij eventuele fouten of vergissingen, doch wel de vzw.
Voor al de verbintenissen (huur, aankoop, bruikleen…) die hij hiervoor afsluit, is hij wel aansprakelijk en niet de club.

Recrea-Men heeft zowel voor de inrichter als voor zijn tijdelijke vrijwillige helpers een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid (Ethias polis nr. 45.179.598) en ook voor lichamelijke ongeschiktheid (Ethias polis nr.45.151.553) dit tijdens al de werken dienaangaande. Deze gelden evenwel niet in geval van bedrog of zware fout (dronkenschap..) Ethias heeft geen tussenpersonen; laat daarom elk schadegeval vaststellen door de Politie.

Alle deelnemers aan een activiteit moeten, bij de inschrijving, een formulier ondertekenen waarin zij verklaren met hun span verzekerd zijn voor burgerlijke aansprakelijkheid en deel te nemen op eigen verantwoordelijkheid en hun lidkaart tonen en deze vergelijken met de inschrijving. Deze formulieren moeten ingediend worden bij de materiaalverantwoordelijken.

De organisatoren moeten in regel zijn met de verkeerswetgeving en toelating hebben van de beheerders van de gebruikte domeinen (Gemeentes, Natuur en Bos, privé personen …..)

Gelieve deze toelatingen tijdig aan te vragen.

Hou de lengte van een tocht tussen de 25 en de 35 kilometer, afhankelijk van de moeilijkheidsgraad en let op de ondergrond. Liefst zoveel mogelijk onverharde wegen. Tracht ook een kleinere lus te voorzien voor de minder getrainde paarden.

De tochten worden in principe gereden met vrij vertrek, behalve als het anders verplicht is. De manier van bewegwijzering is vrij te kiezen, maar moet duidelijk zijn en steeds gecontroleerd worden op juistheid. (Liefst door iemand die de route niet kent.) Zorg zeker dat niemand verloren kan rijden aub!

Een kegeltjesparcours is een leerrijke en plezante afsluiter. Jaarlijks hebben we een andere opstelling, doch het is steeds vrijblijvend zowel voor de inrichters als voor de deelnemers.

Het materiaal kan je afhalen bij de materiaalmeesters of bestuursleden

Bij het terugbrengen van het materiaal, zal de materiaalmeester alles controleren en de penningmeester laten weten of alles in orde, proper en compleet is. (Geen modder aan de pijlen/kegels, de knopen uit de elastieken gehaald etc…)

Bij verlies wordt het bedrag van het materiaal aangerekend:

Materiaal Prijs

• Pijltjes (blauw/geel) €1,00/stuk
• Wegwijzers (paars/geel) €10,00/stuk
• Kegels €25,00/stuk
• Veiligheidsborden €52,00/stuk
• Fluovestjes €5,00/stuk
• Reinigingskosten materiaal €8,00/stuk

• Er moet alleszins op gelet worden dat men kan inschrijven voor een tocht zonder automatisch deel te moeten nemen aan een maaltijd.
• Het is wel aangewezen dat zowel vertrek, aankomst en eventuele tussenstop gelegen zijn bij een drankvoorzienig.
• Een ‘depannage-dienst’ zou bij elke tocht moeten voorzien worden. Deze moet voor alle deelnemers te bereiken zijn via een GSM nummer dat je meegeeft bij de inschrijving. Dit is ook nuttig voor iemand die toch zou verloren rijden.
• Een WC moet voorzien zijn op de vertrekplaats en op de tussenstop.
• De inrichter MOET het lidgeld 1 maand voor de aanvang van zijn/haar tocht betalen. Indien het lidgeld niet tijdig betaald is, wordt de steun aan de tocht gehalveerd.

De uitnodigingen komen op onze website www.recreamen.be en ook op onze facebookpagina. Niet-leden kan je zelf aanschrijven of verwijzen naar onze website.

Op de uitnodigingen staat tenminste:

• de vermelding: “de tocht is georganiseerd VOOR Recrea-Men vzw” (niet in samenwerking met Recrea-Men)
• de naam van de werkgroep/inrichter
• een korte beschrijving van de tocht, uur van vertrek, afstand, soort ondergrond (% verhard), kegeltjes of niet.
• het telefoonnummer van de inrichters
• het adres van de vertrekplaats (straatnaam, huisnummer van het dichtst bijgelegen huis, postnummer en gemeente)

• Gratis voor leden
• €10,00 per koets voor niet-leden
• €7,00 per bereden paard.

Kandidaat leden kunnen ter plaatse hun lidgeld niet meer betalen. Men moet het lidgeld betalen via overschrijving.

Hou alles zo veilig mogelijk:

• Blijf attent tijdens de ganse duur van de tocht (van begin opbouw tot einde afbraak)
• Zet geen helpers als seingevers op de straat (enkel gemachtigde door de politie en burgemeester kunnen als seingevers bevoegd worden)
• Laat nooit in het donker op de straat rijden.

Maak je foto's tijdens de tocht, dan kunnen deze op onze facebookpagina geplaatst worden.

De bedoeling van een tocht is onze leden gezellig te laten rijden in clubverband en niet om geld te verdienen.

Al uw inspanningen moeten zeker positief afsluiten zodat ze voor herhaling vatbaar zijn. Omdat onze leden gratis kunnen deelnemen schenkt de club u in 2023 €250,00 (jaarlijks te herzien). Dit is enkel indien je je aan deze leidraad houdt en nadat alle materialen en de inschrijfformulieren in orde teruggebracht zijn bij de materiaalbeheerders. 

Zorg dat Luc Alen uw rekeningnummer heeft om het bedrag te kunnen overschrijven.